Laatst bijgewerkt: 4 juni 2026

HyfoxDigital respecteert de privacy van bezoekers, klanten en contactpersonen. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.

Deze privacyverklaring is opgesteld volgens de uitgangspunten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, ook wel AVG. Organisaties moeten duidelijk uitleggen wat zij met persoonsgegevens doen en op welke grondslag zij gegevens verwerken.

1. Wie zijn wij?

HyfoxDigital is een digitaal bureau dat websites, webdesign, WordPress-ontwikkeling, SEO-basis, hosting, onderhoud, automatiseringen, dashboards en dronebeelden aanbiedt voor ondernemers en bedrijven.

Bedrijfsnaam: HyfoxDigital
Website: https://hyfoxdigital.world
E-mailadres: Info@hyfoxdigital.world
Telefoonnummer: +31 6 14281924
Vestigingsplaats: Zeeland, Nederland
KvK-nummer: 99371901
BTW-nummer: NL 005382659B76

HyfoxDigital is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Voor- en achternaam
• Bedrijfsnaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adresgegevens, wanneer nodig voor offertes, facturen of dienstverlening
• Projectinformatie die u via een formulier of e-mail met ons deelt
• Websitegegevens, zoals IP-adres, browser, apparaat, bezochte pagina’s en klikgedrag
• Gegevens uit contactformulieren, offerteformulieren of intakeformulieren
• Factuur- en betaalgegevens
• Communicatie via e-mail, telefoon, WhatsApp of andere kanalen
• Beelden, foto’s of video’s wanneer deze nodig zijn voor websiteprojecten, dronebeelden of marketingmateriaal
• Technische gegevens van websites die wij beheren, zoals inloggegevens, hostinggegevens, domeininformatie en plugininformatie

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening, communicatie, administratie, beveiliging of verbetering van onze website en diensten.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Contact en communicatie

Wanneer u contact met ons opneemt via de website, e-mail, telefoon of WhatsApp, gebruiken wij uw gegevens om uw vraag te beantwoorden.

Offertes en aanvragen

Wanneer u een offerte aanvraagt voor bijvoorbeeld een website, SEO, onderhoud, hosting, automatisering of dronebeelden, verwerken wij uw gegevens om een passende offerte te maken.

Uitvoering van onze diensten

Wij verwerken gegevens om websites te bouwen, beheren, onderhouden, beveiligen en verbeteren. Dit kan bijvoorbeeld gaan om WordPress-websites, Elementor-pagina’s, hosting, onderhoud, SEO-instellingen, formulieren en technische optimalisaties.

Hosting, beheer en onderhoud

Wanneer wij hosting, beheer of onderhoud leveren, kunnen wij toegang hebben tot technische gegevens, websitebestanden, WordPress-omgevingen, formulieren, e-mailinstellingen en back-ups. Deze gegevens gebruiken wij alleen voor het uitvoeren van de afgesproken werkzaamheden.

SEO, analytics en rapportages

Wij kunnen websitegegevens gebruiken om prestaties te meten, SEO te verbeteren, bezoekersgedrag te analyseren en rapportages te maken via bijvoorbeeld Google Analytics, Google Search Console, Looker Studio of vergelijkbare tools.

Automatiseringen en dashboards

Voor klanten kunnen wij automatiseringen inrichten, bijvoorbeeld via formulieren, Make, Google Sheets, CRM-overzichten, leadlabels, automatische opvolgmails of dashboards. Daarbij kunnen gegevens zoals naam, e-mail, telefoonnummer, aanvraagtype, projectomschrijving en leadstatus worden verwerkt.

Dronebeelden, fotografie en media

Wanneer wij dronebeelden, fotografie of videomateriaal maken, kunnen personen, locaties, bedrijfsobjecten of herkenbare situaties in beeld komen. Wij gebruiken dit materiaal alleen voor het afgesproken doel, zoals websitecontent, promotie of projectpresentatie.

Administratie en facturatie

Wij verwerken gegevens voor offertes, facturen, betalingen, boekhouding en belastingverplichtingen.

Beveiliging en misbruikpreventie

Wij kunnen technische gegevens verwerken om onze website, klantwebsites, formulieren, hosting en systemen veilig te houden en misbruik, spam of ongeautoriseerde toegang te voorkomen.

4. Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige reden voor is. De AVG kent verschillende grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens.

HyfoxDigital gebruikt vooral deze grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst: wanneer wij een dienst leveren of voorbereiden.
• Toestemming: bijvoorbeeld voor bepaalde cookies, marketing of gebruik van beeldmateriaal.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor facturen en boekhouding.
• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor beveiliging, klantcontact, verbetering van onze diensten en basisanalyse van websiteprestaties.

5. Contactformulieren en offerteformulieren

Wanneer u een formulier op onze website invult, ontvangen wij de gegevens die u zelf invult. Dit kan gaan om uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, gewenste dienst, projectomschrijving en eventuele aanvullende informatie.

Deze gegevens gebruiken wij om contact met u op te nemen, uw aanvraag te beoordelen en eventueel een offerte op te stellen.

Wanneer HyfoxDigital voor klanten formulieren bouwt, bijvoorbeeld via Elementor, WordPress of Make, verwerken wij gegevens volgens de afspraken met de klant. In sommige gevallen is HyfoxDigital dan verwerker namens de klant.

6. Cookies en vergelijkbare technieken

HyfoxDigital kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken om de website goed te laten werken, statistieken te verzamelen en de gebruikerservaring te verbeteren.

Wij kunnen gebruikmaken van:

• Functionele cookies
• Analytische cookies
• Beveiligingscookies
• Marketingcookies, alleen wanneer daarvoor toestemming nodig is en deze toestemming is gegeven

Voor analytische en marketingtools kunnen diensten van derden worden gebruikt, zoals Google Analytics, Google Search Console, Google Tag Manager of vergelijkbare systemen.

Wanneer cookies persoonsgegevens verwerken waarvoor toestemming nodig is, vragen wij hiervoor toestemming via een cookiemelding.

7. Google Analytics, Search Console en dashboards

HyfoxDigital kan Google Analytics, Google Search Console en Looker Studio gebruiken om inzicht te krijgen in websiteprestaties, vindbaarheid, bezoekersstromen en conversies.

Voor klanten kunnen wij dashboards maken waarin gegevens uit Google Analytics, Google Search Console, Google Sheets, formulieren of andere bronnen worden weergegeven. Deze dashboards zijn bedoeld om inzicht te geven in prestaties, leads en resultaten.

Wij proberen gegevens waar mogelijk te beperken, te beveiligen en alleen te gebruiken voor het afgesproken doel.

8. E-mail, WhatsApp en klantcommunicatie

Wanneer u ons mailt, belt of via WhatsApp contact opneemt, kunnen wij uw contactgegevens en berichtinhoud bewaren om u goed te kunnen helpen.

Wij gebruiken deze gegevens niet zonder reden voor andere doeleinden. Wanneer wij u commerciële updates of nieuws sturen waarvoor toestemming nodig is, doen wij dat alleen wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven of wanneer dit wettelijk is toegestaan.

9. Hosting, WordPress en technische toegang

Voor klanten kan HyfoxDigital toegang krijgen tot WordPress-websites, Elementor, hostingpanelen, e-mailinstellingen, DNS, domeinen, databases, plug-ins, back-ups en andere technische systemen.

Wij gebruiken deze toegang uitsluitend om afgesproken werkzaamheden uit te voeren, zoals:

• Website bouwen of aanpassen
• Hosting instellen
• Back-ups maken
• Beveiliging controleren
• Plug-ins en thema’s updaten
• Formulieren instellen
• SEO-instellingen beheren
• Technische problemen oplossen
• Websiteprestaties verbeteren

Wij gaan zorgvuldig om met inloggegevens en technische toegang. Inloggegevens worden niet onnodig gedeeld met derden.

10. Automatiseringen en AI-analyse

HyfoxDigital kan automatiseringen bouwen voor eigen gebruik of voor klanten. Denk aan:

• Elementor formulier naar Make
• AI-analyse van aanvragen
• Leadlabeling als warm, lauw of koud
• Opslag in Google Sheets of een CRM-dashboard
• Automatische opvolgmails
• Klantdashboards met leadinzichten

Wanneer AI-tools worden gebruikt om aanvragen te analyseren of samen te vatten, proberen wij alleen noodzakelijke gegevens te verwerken. Gevoelige informatie wordt waar mogelijk beperkt.

Wanneer HyfoxDigital automatiseringen voor klanten maakt, worden hierover afspraken gemaakt met de klant. Afhankelijk van de situatie kan een verwerkersovereenkomst nodig zijn. Volgens de AVG is een verwerkersovereenkomst nodig wanneer een partij persoonsgegevens verwerkt namens een andere partij.

11. Dronebeelden, foto’s en video’s

HyfoxDigital kan dronebeelden, foto’s en video’s maken voor websites, projecten, bedrijven, panden, locaties of promotionele doeleinden.

Wanneer personen herkenbaar in beeld komen, gaan wij hier zorgvuldig mee om. Beelden worden alleen gebruikt voor het afgesproken doel, tenzij anders overeengekomen.

Bij opdrachten met dronebeelden kunnen wij beeldmateriaal gebruiken voor:

• Websitecontent
• Projectpresentaties
• Social media
• Portfolio
• Advertenties of promotie

Dit gebeurt alleen wanneer dit past binnen de gemaakte afspraken of wanneer daarvoor toestemming is gegeven.

12. Delen van gegevens met derden

HyfoxDigital deelt persoonsgegevens alleen met derden wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, administratie, beveiliging of wettelijke verplichtingen.

Wij kunnen gegevens delen met bijvoorbeeld:

• Hostingproviders
• Domeinregistratiepartijen
• E-maildiensten
• Boekhoudsoftware
• Betaaldiensten
• Google-diensten, zoals Analytics, Search Console of Looker Studio
• Make of andere automatiseringstools
• WordPress-, Elementor- of pluginleveranciers
• IT- en beveiligingsdiensten
• Andere partijen die nodig zijn voor uitvoering van de opdracht

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

Wanneer een derde partij persoonsgegevens namens ons verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over beveiliging en verwerking.

13. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige tools of leveranciers kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld wanneer gebruik wordt gemaakt van internationale softwarediensten.

Wanneer dit gebeurt, proberen wij te werken met partijen die passende waarborgen bieden, zoals contractuele afspraken of erkende privacymechanismen.

14. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Wij hanteren in principe de volgende bewaartermijnen:

• Contactaanvragen: maximaal 2 jaar na het laatste contactmoment
• Offertes: maximaal 7 jaar wanneer deze onderdeel zijn van de administratie
• Klantgegevens: zolang de klantrelatie loopt en daarna zolang nodig voor administratie of eventuele nazorg
• Facturen en boekhoudgegevens: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht
• Website- en analyticsgegevens: volgens de instellingen van de gebruikte tools
• Beeldmateriaal: zolang dit nodig is voor het afgesproken gebruik of totdat toestemming wordt ingetrokken, voor zover intrekking mogelijk is
• Inloggegevens en technische toegang: zolang nodig voor de uitvoering van de dienst

15. Beveiliging van persoonsgegevens

HyfoxDigital neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.

Voorbeelden van maatregelen zijn:

• Gebruik van beveiligde verbindingen waar mogelijk
• Beperkte toegang tot klantomgevingen
• Sterke wachtwoorden en veilige opslag
• Regelmatige updates van WordPress, thema’s en plug-ins
• Back-ups waar passend
• Beveiligingsplug-ins of serverbeveiliging
• Zorgvuldige omgang met klantgegevens en inloggegevens

Geen enkel systeem is volledig veilig, maar wij doen ons best om gegevens goed te beschermen.

16. Uw privacyrechten

U heeft onder de AVG verschillende rechten. Organisaties moeten betrokkenen onder andere informeren over hun rechten en over wat er met hun persoonsgegevens gebeurt.

U heeft onder andere recht op:

• Inzage in uw persoonsgegevens
• Correctie van onjuiste gegevens
• Verwijdering van gegevens
• Beperking van verwerking
• Bezwaar tegen verwerking
• Overdracht van gegevens
• Intrekking van toestemming, wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd

Wilt u gebruikmaken van uw rechten? Stuur dan een e-mail naar:

hyfoxdigital@outlook.com

Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te controleren. Dit doen wij om te voorkomen dat gegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt.

17. Klachten

Heeft u een klacht over hoe HyfoxDigital met persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op via:

hyfoxdigital@outlook.com

Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

18. Wijzigingen in deze privacyverklaring

HyfoxDigital kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze diensten, werkwijze, tools of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest recente versie staat altijd op onze website.